powrót

Jak zorganizować konferencję w nowej rzeczywistości w dobie pandemii COVID-19

Aktualna sytuacja sprawia, że organizacja konferencji to nie lada wyzwanie dla agencji eventowych, dlatego tak ważne jest, aby zwrócić uwagę na zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa oraz wybór miejsca w którym będzie organizujemy wydarzenie. Sala konferencyjna powinna być na tyle przestronna, aby pozwoliła na zachowanie bezpiecznych odległości między uczestnikami przebywającymi w pomieszczeniu. Ministerstwo Rozwoju w dniu 12 sierpnia br. opublikowało zaktualizowane wytyczne dla hoteli, pensjonatów i obiektów w trakcie trwania pandemii COVID-19. Wszystkie zalecenia na stronie ministerstwa mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa, a także ochronę zdrowia gości i pracowników przebywających w obiektach noclegowych. Przedstawiamy niektóre z nich:

1.    Liczba uczestników powinna być dostosowana do obowiązujących zasad – przebywanie nie więcej niż 1 osoby na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, z wyłączeniem obsługi

2.    Odległość na organizowanym wydarzeniu między uczestnikami została zwiększona do min. 1,5 m

3. Należy zachować bezpieczną odległość od rozmówcy i współpracowników (rekomendowane 1,5 m)

4.  Sale konferencyjne mogą zostać udostępnione na zasadach obowiązującymi zgodnie z przepisami prawa, przy zachowaniu dystansu społecznego min. 2m

5. Wywieszenie w pomieszczeniach sanitarnohigienicznych instrukcji dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcji prawidłowej dezynfekcji rąk.

Podczas organizacji konferencji ważne by dostosować pomieszczenie do dedykowanych zasad i procedur, które zapewnią bezpieczeństwo wszystkim przebywającym na terenie obiektu. Zaleca się umieszczenie na terenie obiektu dozowników z płynem do dezynfekcji rąk, ponadto możliwość zakupu maseczek ochronnych w recepcji. Dodatkowo, podczas organizacji konferencji, rekomendacją jest systematyczne wietrzenie przestrzeni, bądź jej ozonowanie w wyznaczonych okresach czasowych. Podczas organizacji konferencji, obsługa powinna przestrzegać zasady bezpieczeństwa, m. in. takich jak wyposażenia w środki ochrony indywidualnej – w tym maski, przyłbice, rękawiczki, płyny do dezynfekcji rąk, a także nieprzemakalne fartuchy z długim rękawem (do użycia w razie potrzeby).

Kolejną istotną kwestią podczas organizowania konferencji w bezpiecznych warunkach jest zadbanie o wybranie obiektu, który ma duże zaplecze gastronomiczne. Trzeba zwrócić uwagę na fakt, iż kontakt z żywnością to dodatkowe wytyczne – np. rezygnacja z bufetu szwedzkiego na rzecz jednorazowych opakowań czy wyposażenie personelu w niezbędne maseczki, rękawiczki i nakrycie ochronne.

Jako agencja eventowa, doskonale znamy strukturę organizacji wydarzeń w dobie pandemii koronawirusa. Dbamy o zachowanie najwyższych standardów bezpieczeństwa na każdym etapie projektowania konferencji. W trosce o zdrowie organizatorów, personelu i uczestników wydarzeń, dokładamy wszelkich starań, włączając zapobiegawczo dodatkowe wytyczne, oparte o zasady rozporządzone przez Ministerstwo Rozwoju.

Źródła:

https://www.mojekonferencje.pl/aktualnosci/jak-zorganizowac-konferencje-w-epoce-covid-19

https://www.konferencje.pl/art/wytyczne-dla-funkcjonowania-hoteli-i-obiektow-konferencyjnych-w-trakcie-epidemii.html

https://www.gov.pl/web/rozwoj/spotkania-biznesowe-szkolenia-konferencje-i-kongresy