Organizacja konferencji wymaga wszechstronnego podejścia oraz działania na wielu płaszczyznach. Doświadczony organizator musi bowiem dostrzegać możliwości jak i również przewidywać potencjalne zagrożenia. Konieczne jest zatem właściwe planowanie, tak aby każdy element był umiejętnie wkalkulowany w scenariusz danego wydarzenia. Nie powinno być tutaj miejsca na spontaniczność oraz improwizację, ponieważ każda nieprzewidziana „wpadka” poza zwiększonymi kosztami finansowymi może narazić nas także na straty wizerunkowe, które czasami bardzo trudno odbudować. Wobec tego jak należy zorganizować konferencję, aby była ona naszym sukcesem (NIE)porażką?
Analiza celu oraz opracowanie koncepcji wydarzenia
W tym miejscu powinniśmy dokładnie zaplanować kto będzie stanowił naszą docelową grupę odbiorców i jaki przekaz powinna nieść za sobą konferencja. Dobór odpowiednich prelegentów będzie zatem kluczowy dla powodzenia całego projektu. Co więcej należy rozważyć jakie cele biznesowe uda się zrealizować oraz w jaki sposób wpłynie to na rozwój organizacji. Warto również zadbać o to, żeby wszelkie działania realizowano zgodnie ze strategią firmy, tak aby ostateczny przekaz był spójny i adekwatny do okoliczności wydarzenia. Biorąc to pod uwagę, wykład na temat finansów oraz nowych kierunków rozwoju, powinien być raczej przedstawiony w nowoczesnym obiekcie konferencyjnym, aniżeli w klasycznym hotelu z lat 90 i w drugą stronę, spotkanie gremium lekarskiego niekoniecznie byłoby dobrze odebrane w designerskim, modnym miejscu. Przy opracowaniu koncepcji wydarzenia należy zatem uwzględniać zarówno profil zaproszonych gości jak i temat przewodni spotkania.
Sporządzenie budżetu konferencji
Kolejnym niezwykle istotnym elementem jest opracowanie kosztorysu wydarzenia, gdyż to pozwoli utrzymać w ryzach całe przedsięwzięcie. Warto w tym miejscu rozważyć zakres naszych działań oraz ilość uczestników jaką przewidujemy podczas spotkania. Inaczej będzie bowiem planowane wydarzenie lokalne, dla małej grupy odbiorców oraz konferencja naukowa o charakterze międzynarodowym, gdzie z pewnością trzeba będzie uwzględnić udział tłumacza czy choćby zapewnić dodatkowy sprzęt np.: kabiny symultaniczne. Kiedy ustalimy już przewidywaną frekwencję oraz związane z tym koszty zmienne (np.: catering, materiały szkoleniowe, ilość noclegów), wówczas będziemy w stanie określić opłaty stałe, czyli wynajem sali, zapewnienie nagłośnienia, czy pozostałego sprzętu. Dobrze jest lekko zawyżyć prognozowany budżet, tak aby przygotować się na nieplanowane wydatki. Ostatnim niezwykle istotnym zagadnieniem jest ocena rentowności wydarzenia. Nawet jeśli nie przewidujemy pobierać opłat za udział w konferencji, to ewentualne dochody możemy osiągnąć współpracując ze sponsorami czy reklamodawcami. Ważne jest zatem przyjęcie określonych celów finansowych oraz opracowanie strategii jak je osiągnąć.
Wybór lokalizacji oraz podwykonawców
Znając swoje możliwości finansowe oraz założenia projektu powinniśmy skupić się na znalezieniu odpowiedniego miejsca konferencyjnego. Wybierając idealną lokalizację należy sugerować się zarówno standardem ośrodka jak i jego położeniem, tak aby uczestnicy mieli dogodny dojazd samochodem lub komunikacją miejską. Co więcej uwzględniając specyfikę danego wydarzenia powinniśmy zwrócić uwagę na możliwości techniczne obiektu konferencyjnego, czy będzie w stanie pomieścić odpowiednią ilość osób, albo też jakiego rodzaju wyposażenie posiada. Dodatkowo należy zapewnić pełny catering zawierający w swoim składzie co najmniej jedną przerwę kawową oraz lunch. Warto zadbać o uczestników w jak najlepszy sposób, ponieważ być może w przyszłości połączą nas wspólne interesy. Ponadto w zależności od posiadanego budżetu oraz skali wydarzenia do współpracy możemy również zaangażować podwykonawców, a więc obsługę techniczną, fotografów, hostessy czy konferansjera. Dobór odpowiedniego zespołu zapewni nam spokój oraz pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem. Poza tym konferencja będzie odbierana jako bardziej prestiżowe i profesjonalne wydarzenie.
Opracowanie harmonogramu
Jedną z ostatnich, ale równie ważnych czynności jakie należałoby wykonać to opracowanie harmonogramu projektu jeszcze przed konferencją. Powinien on uwzględniać między innymi działania marketingowe promujące wydarzenie, podpisanie stosownych umów z podwykonawcami oraz oczywiście potwierdzenie wszelkich ustaleń z obiektem. Nie możemy również zapomnieć o czasie jaki przeznaczymy na przygotowanie materiałów konferencyjnych, scenografii, oprawy graficznej, prezentacji etc. słowem całej części merytorycznej wydarzenia. Na koniec pozostanie nam jeszcze przygotowanie agendy, w której uwzględnione zostaną wszystkie istotne elementy konferencji, w tym rejestracja gości, prelekcje, panel dyskusyjny, przerwy kawowe oraz lunch, czy ewentualna konferencja prasowa. Wszystkie te działania powinny być zamknięte w ramy czasowe, aby nie dopuścić do powstania jakichkolwiek trudności. oraz opóźnień. Pozwoli to na lepszą komunikację zarówno między zespołem jak i uczestnikami konferencji.
Zebranie wniosków
Po ciężkiej pracy warto na spokojnie przeanalizować całe przedsięwzięcie. W celu otrzymania skutecznego feedbacku można rozdać pod koniec wydarzenia ankiety pokonferencyjne. Opracowując ich treść powinniśmy skupić się na przygotowaniu pytań prowadzących do uzyskaniu oceny merytorycznej konferencji, zwłaszcza prezentacji prelegentów. Poza tym ważne jest również uzyskanie opinii na temat organizacji wydarzenia. Czy czegoś zabrakło, co było niejasne? Dobrze jest także postarać się o uzyskanie oceny obiektu konferencyjnego, tak aby w przyszłości dokonać właściwego wyboru lub nie popełnić kolejny raz tego samego błędu. Co ważne powinniśmy również sprawdzić finansowy zwrot z dokonanej przez nas inwestycji, bo w takich kategoriach należy rozpatrywać organizację konferencji. Powinniśmy wówczas zebrać wszystkie poniesione przez nas koszty, a także podsumować uzyskane przychody, tak aby w całości ocenić rentowność całego przedsięwzięcia. Dodatkowo należałoby ocenić stopień realizacji założonych celów, czy pokrywają się one z pierwotnymi założeniami. Dzięki uzyskanym informacjom będziemy mogli ciągle się rozwijać, polepszając przy tym jakość świadczonych przez nas usług.