Największą zaletą webinarów jest docieranie do jeszcze większej liczby osób. Nie musimy nakładać ograniczeń związanych z liczbą osób, jak w przypadku spotkań tradycyjnych, które często narzuca nam lokalizacja. Tylko na tego typu spotkaniach uczestnicy mogą dołączyć z pociągu, drugiej części świata czy z własnego domu, nie martwiąc się o dojazd bądź nocleg. Również organizator ma możliwość przeprowadzenia spotkania z dowolnego miejsca na ziemi – warunkiem jest oczywiście odpowiednie połączenie internetowe.
Webinary mają ogromny potencjał. Od możliwości łączenia się z wieloma osobami jednocześnie, nagrywania całego spotkania, po udostępnianie własnego ekranu, wyświetlanie prezentacji, rozmowy na chacie na żywo. Szkolenie może być bardzo interaktywne i budować relacje z uczestnikami. Ponadto przy organizacji nie musimy się martwić o niektóre elementy logistyczne jak rezerwacja odpowiednio dużej sali, transport czy poczęstunek dla gości.
Teraz gdy sytuacja pandemiczna wciąż jest niepewna, a tradycyjne szkolenia z większą liczbą osób z dnia na dzień mogą ponownie zostać ograniczone, webinary to idealne rozwiązanie, aby nie rezygnować z tych aktywności.
Webinary czy szkolenia stacjonarne?
Webinary i konferencje online to jednak inny rodzaj spotkań od tych offline. Nie sądzimy, aby wyparły klasyczne szkolenia stacjonarne. Po części dlatego, że nie wszystko można przekazać online – nauczanie praktycznych umiejętności ma większą skuteczność w bezpośrednim kontakcie z człowiekiem. A częściowo dlatego, że wiele osób po prostu lubi i preferuje kontakt na żywo. W momencie, kiedy dużą część naszego życia – pracę, szkołę czy inne zajęcia – musieliśmy przenieść w digitalowy świat, potrzebujemy kontaktu z drugim człowiekiem bardziej niż zwykle, i to nie za pośrednictwem kamerki internetowej.
Trudno przewidzieć nawet najbliższą przyszłość, jednak jesteśmy pewni, że webinary i konferencje online nie zastąpią całkowicie kursów stacjonarnych. Przekonaliśmy się, jak wiele możliwości daje organizacja wydarzeń online i ich liczba z pewnością będzie ciągle wzrastać, co nie oznacza jednak rezygnacji z tradycyjnych spotkań. Dla jednych bardziej przystępna będzie formuła online, dla innych – offline.
Jak krok po kroku organizować webinar?
Zaczynamy od określenia celu webinaru. Czy zależy nam na przyciągnięciu nowych odbiorców, edukacji a może wzmocnieniu więzi i budowaniu pozytywnego wizerunku wśród pracowników? Ustalamy temat i termin, który byłby dogodny nie tylko dla organizatorów, ale również naszych odbiorców. Istotnym elementem jest wybór stabilnej platformy, na której zostanie przeprowadzone całe spotkanie. Na decyzję wpływają m.in. to czy ma być dostępne dla szerszego grona czy dla konkretnych osób, czy uczestnicy mają brać czynny udział, czy potrzebne są dodatkowe zabezpieczenia. Warto zadbać o odpowiedni sprzęt (mikrofon, kamera) i dobre połączenie internetowe – istotne są informacje, czy w trakcie będzie wyświetlana prezentacja albo łączenie z innymi osobami. Tworzymy szczegółowy plan przebiegu wystąpienia i opracowujemy sposoby jego promocji.
Aby zadbać o komfort uczestników, należy zapewnić łatwy dostęp do agendy i support techniczny w razie jakichkolwiek problemów. Trzeba pamiętać, że za sukcesem spotkania bądź szkolenia online stoi właśnie zadowolona i usatysfakcjonowana publiczność – to na niej należy się skupić najbardziej, prowadząc webinar.
Jakie programy najlepiej sprawdzają się jako platformy do prowadzenia webinarów?
Przetestowaliśmy mnóstwo platform do organizacji webinarów – niektóre sprawdziły się lepiej, inne nieco gorzej. Jednak po tych kilku miesiącach działania w pandemii, wypracowaliśmy rozwiązania i wybraliśmy narzędzia, umożliwiające tworzenie wydarzeń online, satysfakcjonujących w takim samym stopniu uczestników, jak spotkania stacjonarne. Rekomendujemy zarówno klasyczne platformy jak YouTube czy Zoom, jak i te może mniej znane – chociażby Twitch. Tak naprawdę wszystko zależy od typu spotkania, wymagań klienta, dostępności czy liczby osób.
Dla przykładu YouTube będzie dobrym rozwiązaniem w przypadku bardzo dużej liczby uczestników, jest przystępny i dobrze znany. Podobnie działa Vimeo. Tworzymy dedykowany landing page otwarty dla wszystkich bądź zabezpieczony hasłem lub rejestracją użytkowników. Polecamy również klasyczne platformy korporacyjne, przeznaczone do spotkań online, jak dobrze znany Google Meets czy WebEx. Ostatnio coraz częściej do webinarów wykorzystywany jest Twitch – narzędzie dedykowane graczom. Jest platformą przeznaczoną do transmisji gier, dlatego idealnie sprawdza się przy wydarzeniach online prowadzonych na żywo, charakteryzuje się stabilnością i dobrym czatem.