powrót

Jak zaplanować dobry event outdoor?

Jak zaplanować dobry event outdoor?

Eventy outdoor mają wiele charakterystycznych dla siebie wyzwań, którym trzeba stawić czoła – począwszy od pozwoleń, przez sprawdzenie wszystkich rozporządzeń i przygotowania terenu po przygotowania na niezapomnianą przygodę. Dobre planowanie event outdoor, dopasowane jak najlepiej do grona odbiorców zapewni, iż organizowane wydarzenie zakończyć sukcesem nie tylko klienta, który skorzystał z usług jakie oferuje agencja eventowa, ale również dla wszystkich uczestników.

Od czego zacząć?

Organizację wydarzenia outdoor powinniśmy zacząć od planowania, a następnie przygotowań do imprezy. Oprócz tych dwóch procesów, warto zadbać o sprzyjająca atmosferę. Program eventu musimy dobrze dopasować do koncepcji i miejsca imprezy. Aktualnie jedną z najpopularniejszych form jest zadbanie o aktywną część imprezy, np. zapewnienie zmagań czekających na torze przeszkód na uczestników. Motywacja do współpracy i wspólnie włożony wysiłek poprawiają komunikację w zespole oraz pozytywnie wpływają na integrację. Gdy organizujemy event outdoor, niezależnie od jego formy – warto, aby planowane atrakcje nie były nudne, a agenda imprezy nie przewidywała dłuższych przerw podczas zabawy. Tutaj ważna jest intensywność przeżyć.

Planowanie i organizacja

 Korzystając z usług agencji eventowej, która będzie pomagać nam w planowaniu i organizacji, powinniśmy jasno określić czego od niej oczekujemy, każdy najmniejszy szczegół zawarty w briefie pomoże dostosować event outdoor do takiej formy o jakiej mógł pomyśleć klient. Warto wspomnieć chociażby o zorganizowaniu występu artystycznego, stand-up’u czy koncertu, który będzie mieć miejsce podczas plenerowej imprezy wieczornej. Dodatkowo musimy zadbać o udogodnienia, takie jak siedzenia, stoły, miejsca do relaksu w różnych punktach terenu imprezy – to kolejny ważny element, którego nie możemy pominąć. Aspekt, o którym mogliśmy zapomnieć, a jest niezwykle istotny – to zapewnienie żywności i stały dostęp do napojów.

Przedstawiliśmy kilka istotnych elementów z myślą o idei planowania imprezy outdoor i wszystkiego co chcielibyśmy zapewnić uczestnikom. Przejdźmy teraz do aspektów praktycznych, które będą musiały zostać spełnione, żeby w ogóle event się odbył.

Zaplanuj miejsce i czas oraz pamiętaj o wytycznych

Począwszy od początku, musimy uzyskać pozwolenie na jego organizację, ubiegać o nie dopiero powinniśmy, gdy ustalimy miejsce i datę. Następnie, ważne abyśmy sprawdzili wszystkie rozporządzenia dotyczące hałasu oraz przeczytali obowiązujące przepisy przeciwpożarowe i BHP. Ostatni element może być utrudnieniem, szczególnie teraz w czasie pandemii, gdy musimy zachować stosowne odległości i określoną liczbę uczestników w określonych warunkach. Pamiętajmy o załadunku i harmonogramie imprezy, aby zasilanie, zachowane procedury bezpieczeństwa, urządzenia sanitarne i inne elementy zgrane były w czasie. W obecnej sytuacji jednym z najważniejszych elementów będzie zachowanie odpowiednich warunków sanitarnych. Musimy mieć pewność, że mamy wystarczającą ilość sprzętu dla gości i załogi. Pamiętajmy o oświetleniu przy wejściach, wyjściach, parkingu lub innych miejscach gdzie to konieczne, aby zapewnić bezpieczeństwo i komfort. Ostatni aspekt planowanie porządków po evencie. Zabawa dobiegła końca, ale nasza praca wciąż trwa. Tutaj mamy dwie opcje: uzgodnienie z lokalnym wydziałem sanitarnym usługi sprzątania lub zapewnienie firmy transportowej na własną rękę.

Wiele Klientów może zadawać sobie pytanie „Czy do planowania i organizacji eventu outdoor potrzeba usług, które oferuje agencja”? Oczywiście można działać na własną rękę, ale w dużej ilości przypadków przedsiębiorcy uświadamiają sobie, że nie podołają sami bez pomocy agencji, ponieważ event outdoor ma w sobie tak wiele elementów, że najmniejszy błąd może spowodować jego niepowodzenie.

September Events dzięki swojemu bogatemu doświadczeniu zaproponuje najlepsze rozwiązania, w oparciu o aktualnie panujące trendy branżowe, które zaskoczą niejednego uczestnika wydarzenia.

 Źródła:

https://marketerplus.pl/teksty/artykuly/eventy-outdoorowe-trendy-mozliwosci-i-najczesciej-popelniane-bledy/

https://eventstant.com/16-tips-plan-successful-outdoor-event

https://blog.evvnt.com/2014/06/tips-planning-outdoor-event/