Organizacja eventu online to coś więcej niż kliknięcie „rozpocznij transmisję”. Jeśli chcesz, żeby wydarzenie naprawdę zaangażowało uczestników i zostało dobrze odebrane – zarówno przez pracowników, jak i partnerów – potrzebujesz konkretnego planu. Od strony technicznej, scenariuszowej i komunikacyjnej. Dobrze zorganizowany event online potrafi wywołać emocje, zintegrować zespół i zbudować profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, które krok po kroku przeprowadzą Cię przez cały proces.
Nie każde wydarzenie online wygląda tak samo – inaczej planuje się wirtualną galę, a inaczej konferencję, szkolenie czy spotkanie jubileuszowe. Zacznij od podstaw:
Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci wybrać właściwą platformę, formę komunikacji i styl prowadzenia.
Zoom, MS Teams, Webex, dedykowane platformy eventowe – opcji jest wiele. Wybór powinien zależeć od formatu wydarzenia i liczby uczestników. Przy większych produkcjach warto postawić na platformy z obsługą reżyserską, możliwością dynamicznej realizacji wizji, podziałem na sceny, animacjami, napisami, muzyką.
Pamiętaj o kilku podstawach:
Online nie wybacza nudy. Zamiast jednego długiego bloku – krótsze segmenty: naprzemiennie wystąpienia, filmy, konkursy, interakcje. Przykładowy scenariusz wydarzenia online:
Taki rytm pomaga utrzymać uwagę i podnosi jakość odbioru wydarzenia.
Uczestnicy powinni wiedzieć, czego się spodziewać. Dlatego przygotuj:
Dobra komunikacja buduje zaangażowanie jeszcze przed startem transmisji i pozwala wydłużyć efekt wydarzenia.
Wydarzenia online nie muszą być bierne. Uczestnicy lubią mieć wpływ i widzieć efekty swojej obecności. Oto kilka pomysłów:
Interaktywność to sposób na emocje, które – mimo ekranu – naprawdę zostają w pamięci.
Oprawa graficzna powinna być spójna z identyfikacją wizualną firmy: plansze z logotypem, animacje, intro i outro, banery. Wszystko to można przygotować wcześniej, by w czasie transmisji wyglądało profesjonalnie i dynamicznie. Warto też zaprosić prowadzącego lub konferansjera, który poprowadzi wydarzenie płynnie i bez zgrzytów. W przypadku wydarzeń z udziałem wielu osób lub języków – przydaje się również moderacja czatu i tłumaczenie symultaniczne.
Event nie kończy się po ostatnim wystąpieniu. Zbieranie danych o frekwencji, czasie uczestnictwa, zaangażowaniu w interakcje oraz feedback od uczestników pozwala lepiej zaplanować kolejne działania. Jeśli wydarzenie miało cel marketingowy lub employer brandingowy – dobrze mieć gotowe materiały do dalszej komunikacji: nagrania, zdjęcia ekranowe, skrót wideo.
Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, a uczestnicy wyjdą z wydarzenia z uśmiechem i poczuciem dobrze spędzonego czasu – zaufaj sprawdzonemu partnerowi. Zespół September Events od lat organizuje eventy online – od kameralnych spotkań po wielotysięczne gale i premiery. Zapewniamy kompleksową obsługę: od koncepcji i scenariusza, przez oprawę techniczną, po realizację live i follow-up.
Z nami unikniesz nerwów, zyskasz czas i zrobisz event, który zostanie zapamiętany – nie z powodu problemów technicznych, tylko dobrego klimatu i profesjonalizmu. Skontaktuj się z nami i opowiedz, co chcesz osiągnąć. My zajmiemy się resztą.
Wykonanie: Proformat
