Zorganizowanie imprezy integracyjnej albo gali jubileuszowej dla firmy nie jest proste. Wymaga poświęcenia czasu, kreatywności i zmierzenia się z wieloma trudnościami. Aby organizacja była w pełni profesjonalna, przedsiębiorstwa decydują się na zatrudnienie agencji eventowej. Jakie czynniki wziąć pod uwagę przy wyborze zespołu profesjonalistów?
Zadania agencji eventowej – organizacja pracy
Zadaniem agencji eventowej jest przede wszystkim stworzenie planu całego wydarzenia oraz koordynowanie go w trakcie jego trwania. Improwizacja, szczególnie przy imprezach, w których bierze udział duża liczba uczestników, jest wykluczona. Ustalenie krok po kroku przebiegu całego wydarzenia pozwoli na odpowiednie przygotowanie atrakcji – szczególnie tych, których realizacja wymaga czasu.
Jak wybrać agencję eventową – podstawowe kryteria
Na rynku dostępnych jest wiele agencji, których główną działalnością jest organizacja eventów. W dużych miastach jak Wrocław czy Warszawa dostępne są zróżnicowane oferty firm organizujących gale, jubileusze, premiery, imprezy integracyjne lub tematyczne, szkolenia oraz konferencje. Jak wybrać firmę eventową? Warto sprawdzić doświadczenie danej agencji (portfolio) jak również zapoznać się z opiniami klientów i zweryfikować cenę usługi.
Lata doświadczenia agencji w praktyce
Doświadczenie w organizacji różnego rodzaju imprez to kluczowe kryterium, które powinno być brane pod uwagę przy wyborze agencji eventowej. Odpowiednio długi staż, a co się z tym wiąże, duża liczba zorganizowanych wydarzeń sprawia, że prawdopodobnie taka firma lepiej zadba o istotne kwestie związane z daną imprezą. Dzięki praktyce będą w stanie przewidzieć różne okoliczności i szybciej sprostają nieoczekiwanym wyzwaniom.
Rekomendacja klientów jako ważne kryterium wyboru
Wraz z latami doświadczenia, zwiększa się też liczba zrealizowanych projektów, dzięki czemu łatwiej jest zapoznać się z opiniami innych klientów. Aby dokonać dobrego wyboru agencji eventowej, można poprosić o referencje. Rzetelna firma z chęcią podzieli się dobrą oceną swojej pracy. Warto też sprawdzić opinie o danej agencji wśród znajomych i w sieci (np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych).
Jakość i cena nie zawsze idą w parze
Warto sprawdzić, ile kosztuje podobna usługa u innych organizatorów eventów. Jeśli występuje duża różnica cenowa, należy postawić specjalistom konkretne pytania – z czego ona wynika i na co się przekłada? Im więcej informacji uda się zdobyć przed rozpoczęciem ewentualnej współpracy, tym większa szansa na sukces przyszłego przedsięwzięcia.
Klucz do sukcesu – odpowiednie zbadanie potrzeb klienta
Dobrze wybrana firma eventowa charakteryzuje się również tym, że potrafi odpowiednio zbadać potrzeby klienta. Chcesz zorganizować integrację zespołu, ale nie masz pomysłu, w jaki sposób i w jakim miejscu ma się ona odbyć? A może dokładnie wiesz gdzie, ale nieznajomość okolicy sprawia, że trudno określić dostępne atrakcje? Dokładne rozeznanie, jak ma wyglądać dane wydarzenie, jaki jest jego cel i jaki efekt ma być dzięki niemu osiągnięty sprawi, że klient będzie usatysfakcjonowany, a firma organizująca wydarzenie dostarczy uczestnikom niezapomnianych wrażeń.
Kolejnym etapem, który zadecyduje o wyborze danej firmy eventowej, jest złożona oferta. W jakim terminie została wysłana, czy jest transparentna, dokładna, zgodna z oczekiwaniami, czy wskazano w niej wszystkie omówione elementy wraz z dokładnym kosztorysem i wstępnym harmonogramem działań. To wszystko ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji o przyszłej współpracy. Dodatkowy opis atrakcji, odpowiednia grafika pozwolą na wizualizację całego wydarzenia.
Odpowiednia komunikacja podstawą dobrej współpracy
Na koniec warto wspomnieć o niezwykle istotnej kwestii – komunikacji. To ona jest powodem wielu trudności i braku pożądanego efektu. Za długie oczekiwanie na odpowiedź lub jej brak może szybko zakończyć współpracę. Dopytywanie, wyjaśnianie nieścisłości, stały kontakt to elementy, których nie może zabraknąć. Profesjonalna firma eventowa oddeleguje jedną osobę do kontaktu z klientem, dzięki czemu ryzyko ewentualnych trudności w tym zakresie się zmniejszy.
Wybór agencji eventowej to trudne zadanie, jednak przeprowadzając wnikliwą analizę ogólnodostępnych informacji o firmie, opinii na jej temat, a następnie sformułowanej przez nią odpowiedzi na zapytanie ofertowe i podtrzymującą współpracę formę komunikacji, jest duże prawdopodobieństwo trafionego wyboru.
September Events – ENJOY THE EVENT – we do the rest
September Events to zespół profesjonalistów, którzy dzięki swojej kreatywności i doświadczeniu dostarczą wspaniałych wrażeń uczestnikom organizowanych imprez. Z nami uda się z sukcesem zorganizować gale i jubileusze, imprezy integracyjne, pikniki i imprezy firmowe, a także szkolenia i konferencje. Od 7 lat wspieramy przedsiębiorstwa, realizując różnego rodzaju eventy, a z ich fotorelacjami można zapoznać dzięki portfolio dostępnemu na naszej stronie internetowej.