Do stworzenia udanego webinaru, konferencji czy przeprowadzenia transmisji online niezbędne jest stosowanie dokładnie tych samych zasad bazowych, a w szczególności zająć się wzbudzeniem zainteresowania i potrzeby, budowaniem jakościowego contentu, a także powinniśmy wykazać sprawność organizacyjną. Tak naprawdę za pomocą wspomnianych form przeprowadzania wydarzenia, jesteśmy w stanie zaaranżować te same narzędzia, w których skład m. in. wchodzą komunikacja, branding, scenografia, technologia audiowizualna, sztuka, rozrywka. Organizując webinar, konferencję czy jakikolwiek inny event online, najważniejszą kwestią będzie wybranie odpowiedniej platformy, sprawiającej, że transmisja przebiegnie w sposób swobodny. Aktualnie rynek pozwala na korzystanie z szerokiego wachlarza platform, dostosowanych do naszych potrzeb, budżetu i celu, będących w stanie sprostać wymaganiom organizatora.
Wybór odpowiedniej wirtualnej platformy eventowej
Wydarzenia, w których transmisja obrazu odbywa się przy zachowaniu nielimitowanej liczby uczestników i bezpłatnym udziale, z pewnością z największym uznaniem będą organizowane na takich platformach jak Facebook, YouTube, a nawet Instagram. Jeżeli organizowane wydarzenie online, takie jak webinar czy konferencja wymaga kodu dostępu, płatności czy strumieniowania obrazu z różnych źródeł – trzeba zdecydowanie pomyśleć o innej dedykowanej platformie. Podstawowe aplikacje wymienione powyżej, są stosunkowo łatwe i proste w obsłudze, bez konieczności ingerencji dodatkowego oprogramowania. Nadawanie z nich jest bezpłatne, co pozwala na redukcję kosztów, a bezpośrednio wygenerowane linki dla grup docelowych, są już gotowe w aplikacji.
Bardziej zaawansowana platforma to z pewnością m. in. ZOOM czy Microsoft Teams, wchodzące w skład narzędzi video ułatwiających dialog między użytkownikami. Pozwalają one na odpytywanie, pytania, odpowiedzi, a ZOOM nawet ma funkcję wirtualnego podnoszenia ręki. Głównymi zaletami są przede wszystkim wartości zwiększające atrakcyjność transmisji, webinarów i konferencji online. Oba te narzędzia skierowane są na udział uczestników. Można ich zachęcić do pozostania aktywnym mówcom w panelu. Taka osoba może udostępniać swoją kamerę i ekran, dzięki czemu można zadawać pytanie w czasie rzeczywistym. W porównaniu do podstawowych aplikacji, te pozwalają na stworzenie panelu, dostosowanego do własnych potrzeb z personalizowanym landing page.
Najbardziej specjalistyczne narzędzie do obsługi wydarzeń online, to Whova. Jego celem jest wprowadzenie inteligencji do zarządzania eventem. Zawiera wiele funkcji, takich jak: identyfikatory, ankiety na żywo, ścianka społecznościowa, quizy i raporty po wydarzeniach. To rozwiązanie, pozwalające na pokazanie naszej oryginalność na tle konkurencji oraz pokażemy, iż posiadamy aplikację z kompleksową obsługą.
Kwestie organizacyjne i techniczne
By organizowane wydarzenie było zgodnie z naszymi oczekiwaniami, należy rozważyć dobre i złe strony organizacji go w formie online. Fundament to przeprowadzenie analizy SWOT, pozwalającej na podjęcie trudnych decyzji. Realizując webinar, konferencję czy transmisję online, należy pamiętać o odpowiednim sprzęcie. Nie trzeba kupować drogiego sprzętu, można skorzystać z opcji wypożyczenia. W zależności od pomieszczenia i liczby osób w pomieszczeniu, musimy zadbać o odpowiednią ilość mikrofonów, kamer i lamp oświetleniowych. Sztandarowymi produktami, o które z oczywistością powinniśmy zabiegać, będą:
· Kamery
· Mikrofony
· Lampy
· Kable
Zwiększanie wpływów
Podczas organizacji wydarzenia online, niezależnie od tego czy jest ono publiczne, czy prywatne – dążymy do stworzenia wokół niego strefy wpływów. Jedną z takich praktyk może być podziękowanie uczestnikom w webinarze czy konferencji. Takie działanie zachęci odbiorców i słuchaczy do ponownego odwiedzenia w przyszłości. Osobom, którym nie udało się dotrzeć do transmisji live, można udostępnić zestaw treści najważniejszych fragmentów nagrań, udostępnianych za pomocą social mediów, załączając wnioski i zdjęcia z organizowanego wydarzenia. Nawet, jeżeli nasze wydarzenie było prywatne i niedostępne dla wszystkich, pokazanie jego sukcesu, wpłynie na korzystne działania komunikacyjne.
Źródła:
https://digitalmarketinginstitute.com/blog/3-tips-to-make-your-virtual-event-a-success