Obecna sytuacja związana z pandemią COVID-19 wymusiła wprowadzenie nowych rozwiązań związanych z organizacją wydarzeń. Eventy online od 2020 roku przeżywają swój rozkwit. Wiele firm z miasta Wrocław i całej Polski stawia na organizację wydarzeń właśnie w tej formie. Obecnie to najbezpieczniejsza forma organizacji eventów, niezależna od sytuacji epidemiologicznej, a także kolejnych obostrzeń. Chociaż niewątpliwie mają szereg swoich zwolenników, to wiele osób tęskni za tradycyjnymi spotkaniami in-person. Taką odpowiedzią na potrzeby obu grup są eventy hybrydowe. Istotne jest, żeby potrafić być elastycznym w nowej, często zmiennej sytuacji i zaproponować uczestnikom (w miarę możliwości) różne formy uczestnictwa w wydarzeniu.
Czym są eventy hybrydowe?
Eventy hybrydowe to nic innego jak połączenie wydarzeń stacjonarnych ze światem online. To próby wchodzenia w normalność w dobie pandemii. Z pewnością są przyszłością branży MICE. Pozwalają na utrzymywanie relacji z innymi i budowanie zaangażowania, nawet w sytuacji, kiedy spotkanie twarzą w twarz jest utrudnione. Łączą doświadczenia personalne z wirtualnym światem. Każde wydarzenie hybrydowe jest inne i może angażować uczestników w różny sposób. Interaktywne rozwiązanie technologiczne i uczestnictwo w czasie rzeczywistym, pozwalają na aktywny udział wszystkim uczestnikom, niezależnie od formy wydarzenia, w jakiej biorą udział. Naturalnie, są entuzjaści wydarzeń organizowanych wyłącznie w formule online, którzy mogą zarówno dołączyć z różnych miejsc lub stworzyć sobie komfortowe warunki w zaciszu własnego mieszkania, a co więcej być również uczestnikami nawet pomimo choroby lub innych niesprzyjających czynników. Jednak są też osoby, dla których tylko spotkania stacjonarne są wartościowe i atrakcyjne. Preferują bezpośredni kontakt z innymi uczestnikami, a każde wydarzenie offline to dla nich okazja do interakcji z drugim człowiekiem i nawiązania nowych znajomości.
Jakie mają zalety?
Największą zaletą eventów hybrydowych jest ich uniwersalność i elastyczność. Część osób może wziąć udział w stacjonarnym wydarzeniu, podczas gdy druga część będzie uczestniczyć zza ekranów swoich urządzeń. Wydarzenia hybrydowe to korzystne rozwiązanie dla obu stron. Pozwala na dotarcie do większej liczby osób, nawet z całego świata bez jednoczesnego problemu związanego z kwestiami z przestrzenią eventową, transportem bądź noclegiem dla tak dużej grupy.
Według raportu “Digital Event. Eventy online 2020/2021” najlepszą formą wydarzeń online są webinaria i szkolenia (aż 78%), a zaraz po nich popularność zdobywają konferencje, kongresy i konferencje prasowe. Zarówno w pierwszym, jak i w drugim przypadku sprawdzić się może formuła hybrydowa, zapewniająca większą frekwencję i zasięgi. Niską ocenę uzyskały wydarzenia integracyjne, które bazują na interakcjach z innymi, jak chociażby spotkania świąteczne (6%) i eventy dla dzieci (5%). Tutaj również formuła hybrydowa mogłaby być rozwiązaniem, zwłaszcza w momencie, kiedy obostrzenia zabraniają na spotkania dużej grupy osób. Pozwoliłaby to na większą frekwencję i interakcję między uczestnikami.
Jak dobrze je zorganizować?
Przy organizacji wydarzeń hybrydowych, ważne, aby pamiętać, że poniekąd organizujemy dwa wydarzenia, które muszą ze sobą korelować i jednakowo angażować uczestników online i offline. Wszyscy powinni mieć zbliżony poziom interakcji i możliwości zaangażowania. Tego typu wydarzenia są często bardziej skomplikowane niż klasyczne wydarzenia stacjonarne lub wydarzenia online. Należy zadbać o to, aby wydarzenie było atrakcyjne i angażujące dla obu grup i odpowiednio rozplanować je pod względem logistycznym.
W raporcie “Digital Event. Eventy online 2020/2021” dla badanych czynnikiem, który powodował opuszczenie eventu online przed jego zakończeniem, było poczucie znudzenia i kwestie techniczne. Ważne zatem, aby wybrać odpowiednią platformę, która będzie komfortowa i atrakcyjna dla uczestników online i pozwoli na interakcje między obiema grupami. Wszyscy uczestnicy muszą mieć dostęp do materiałów multimedialnych, chatu, tego samego obrazu i dźwięku. Warto przed wydarzeniem, przeprowadzić próby i testy. Dodatkowo należy wybrać odpowiedni czas trwania — o ile w przypadku osób biorących udział in-person szanse na opuszczenie wydarzenia przez uczestników są mniejsze, o tyle w formie online mamy na to większe przyzwolenie — należy więc ustalić długość eventu tak, aby przekazać wszystkie istotne informacje, nie zanudzając uczestników.
Eventy czy to w formie offline bądź online, mają być przestrzenią do wymiany doświadczeń i interakcji, muszą być więc przyjazne dla uczestnika, angażujące i interesujące.
Trendy w formie organizacji eventów
Zarówno wydarzenia online, jak i hybrydowe z pewnością zostaną na stałe w branży eventowej. W raporcie “Digital Event” większość respondentów – 80% – stawia na organizację zarówno eventów tradycyjnych, jak i w formie online. Świadczy to zarówno o odkrywanym potencjale eventów online, jak i trendzie, jakim jest uzupełnianie tradycyjnych spotkań formułą online. 10% respondentów deklaruje organizację eventów tylko w formie hybrydowej.
Agencja eventowa Wrocław – działamy na terenie całej Polski
Wrocław, Warszawa, Gdańsk — to koniec z zamartwianiem się, czy każdy uczestnik będzie w stanie dotrzeć do wyznaczonego miejsca. Postaw na eventy hybrydowe, zwiększ zasięg swojego wydarzenia i dotrzyj do większego grona odbiorców.
A jeśli organizacja wydarzenia w formie hybrydowej jest dla Ciebie skomplikowana, zapraszamy do kontaktu. Agencja September Events jest wyspecjalizowana w organizacji wydarzeń w każdej formie! Offline, online lub hybryda, dla nas wszystko jest możliwe! To okazja do wdrożenia przez nas kreatywnych rozwiązań i stworzenia eventu zgodnie z oczekiwaniami klienta, który zostanie w pamięci uczestników jeszcze na długi czas.
Naszą siedziba to Wrocław, ale zorganizujemy event w każdym miejscu oraz zadbamy o wszystkie kwestie techniczne i logistyczne przy organizacji wydarzenia łączącego tradycyjną formę spotkań ze światem online.
źródło: Raport “Digital Event. Eventy online 2020/2021”